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成員職掌 - 綜合業務組

壹、校長室 -- 業務執掌
組  長: 朱秀偵 分機: 6102
ju@mail.sju.edu.tw
個人經歷: 1990~2006 學務處生輔組 組員
2006~2009 秘書室 秘書
2009~2010 總務處保管組 組長
2010~2011 秘書室 秘書
2011~迄今 秘書室 組長

工作職掌:
  • 校長各項會議、行程及活動安排與聯繫
  • 校長室外賓、訪客之聯繫、安排與接待
  • 各項重大慶典活動貴賓邀請名單之簽擬及聯絡、接待相關事宜
  • 校長室函件收發及電子郵件、婚喪喜慶函柬之處理
  • 校長室各單位呈閱(判)紙本公文書函之轉陳
  • 校長資料之繕打及彙整
  • 協助主秘督導秘書室業務及推動校務事宜
  • 秘書室校電子公文之檢閱呈核(閱)
  • 秘書室各稽催事項之追蹤
  • 校長、主任秘書交辦事項之處理
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貳、秘書室 -- 業務執掌

承辦人員: 吳艾娟 組員 分機: 6108
aichuan@mail.sju.edu.tw
個人經歷: 2004~2009 技術合作處 職員
2009~2011 公關室 職員
2011~迄今 秘書室 職員

工作職掌:
  • 「董事會」及「校長室」電子公文登記桌
  • 行政會議之相關事宜(含會議決議事項追蹤)
  • 校務會議之相關事宜(含會議決議事項追蹤)
  • 校務發展委員會之相關事宜(含會議決議事項追蹤)
  • 校務發展事項協調會或其他專案會議之會議紀錄
  • 秘書室校務發展計畫書彙整
  • 校長禮賓名冊更新與維護
  • 他校校慶、改大、改名及校長上任之賀函撰擬
  • 繳納校外組織會費及聯繫等相關事宜
  • 董事會相關業務之聯繫
  • 董事會議召開之相關事宜(含常會、校務研究發展小組會議)
  • 財團法人各項變更申請作業
  • 填報董事會「技專校院校務基本資料庫」報表資料
  • 「董事會」財產之管理與維護
  • 「董事會」及「校長室」預算之編列與結報及事務性用品之請領採購
  • 會計室請款單、傳票、出納組支票及總務類請購單營繕申請單及保管組各項報表之檢核用印
  • 其他臨時交辦事項之處理
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承辦人員: 吳苑綺 辦事員
分機: 6107
yucwu@mail.sju.edu.tw


個人經歷: 2005~2011 總務處事務組 職員
2011~迄今  秘書室 職員




工作職掌:
  • 「秘書室」及「主秘」電子公文登記桌
  • 秘書室紙本公文進出之登記及管理
  • 「主秘」各項會議、活動行程安排與登錄
  • 性別平等教育委員會之相關事宜(含會議決議事項之追蹤)
  • 校園性騷擾/性侵害案件之調查處理等行政庶務
  • 推動性平等教育活動(舉辦演講、編印宣導品)
  • 內部控制制度之相關事宜(含會議決議事項之追蹤)
  • 內部稽核相關行政工作(含會議決議事項之追蹤)
  • 分層負責明細表之規劃彙整與檢討及印製
  • 學校餐廳衛生管理
  • 重大慶典、活動流程規劃及其請柬、謝函及賀卡之製作與寄發
  • 更新學校首頁及財務資訊專區之行政組織圖及秘書室公開資料更新
  • 技專校院校務基本資料庫(雲科大系統)填報資料複核
  • 大專校院定期公報統計報表之彙整與提報
  • 填報秘書室「技專校院校務基本資料庫」報表資料
  • 會計室請款單、傳票、出納組支票及總務類請購單、營繕申請單及保管組各項報表之檢核用印
  • 工讀生管理與工讀費請款
  • 秘書室網頁之管理與維護
  • 「秘書室」及「校長室」財產之管理與維護
  • 秘書室預算之編列與結報及事務性用品之請領採購
  • 其他臨時交辦事項之處理
 
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